Ik heb zes mailboxen: een persoonlijke die ik dagelijks gebruik, een andere persoonlijke die ik sporadisch gebruik voor reclamedoeleinden of als ik in een winkel mijn mailadres moet achterlaten, mijn zakelijke mailbox, twee mailboxen die ik gebruik voor een grote klant waarvoor ik enkele dagen per week werk en een gezamenlijke mailbox van mijn man en mezelf waar af en toe familieberichten in terechtkomen.
Je kan al raden hoe radeloos ik me soms voel als ik ’s ochtends mijn mailbox openmaak en merk hoeveel mails (al dan niet spam) ik heb ontvangen.
Toch lukt het me mezelf rustig te houden en alles mooi af te werken. Al durf ik toegeven dat er soms mails over het hoofd worden gezien. Gelukkig gebeurt dat zelden.
We leven in een tijdperk waarin communicatie sneller gaat dan ooit tevoren. Vroeger werd alles per brief gecommuniceerd. Dat had zijn nadelen, maar ook zijn voordelen want we werden veel minder geprikkeld dan de dag van vandaag. Met e-mails die voortdurend binnenstromen en WhatsApp-berichten die onophoudelijk oplichten, kan het voelen alsof we overspoeld worden door een eindeloze stroom aan digitale informatie.
Een dag mijn mailbox niet geledigd zorgt ervoor dat er plots tientallen mails moeten verwerkt worden. Na een uurtje Whatsapp niet te hebben geraadpleegd zie je in de rechterbovenhoek van de app al een cijfer waardoor je moet zuchten.
Voor velen van ons kan dit leiden tot stress en overweldiging. Maar er is hoop. 😊
Met een paar eenvoudige strategieën die ik zelf toepas, kan je leren om effectiever om te gaan met deze overvloed aan berichten en meer rust vinden in je digitale leven.
1. Organiseer je inbox.
Een overvolle inbox kan overweldigend zijn. Geloof me, ik heb er ervaring mee! 😉
Neem de tijd om je inbox te organiseren door bijvoorbeeld mappen aan te maken voor verschillende soorten berichten of door gebruik te maken van labels en filters. Dit kan je helpen om belangrijke berichten gemakkelijker terug te vinden en om de hoeveelheid onnodige rommel te verminderen.
Probeer ook regelmatig je inbox op te schonen door oude berichten te archiveren of te verwijderen. Ik doe dit elke keer als ik op het vliegtuig of de trein zit of als ik ergens moet wachten. Een opgeruimde inbox kan je helpen om je geest te kalmeren en meer overzicht te krijgen.
2. Stel grenzen.
Grenzen stellen aan je digitale communicatie is heel belangrijk. Hoe je dit doet? Reserveer bepaalde momenten in je dag om je e-mails te controleren of om te reageren op WhatsApp-berichten.
Zelf zet ik mijn meldingen op mijn laptop uit als ik mijn administratie bijwerk of als ik in een online coaching zit. Zo word ik niet afgeleid door de binnenkomende mails waarvan ik rechtsonder een melding krijg.
WhatsApp-groepen waar vele berichten per dag in verschijnen, “demp” ik voor enkele uren zodat deze berichten mij ook niet kunnen afleiden.
Laat anderen weten wat ze kunnen verwachten door bijvoorbeeld een automatisch antwoord in te stellen op je e-mail, waarin staat dat je slechts op bepaalde tijdstippen reageert.
Want door je grenzen te stellen, zorg je ervoor dat de digitale communicatie je hele leven niet overneemt. Bovendien creëer je meer ruimte voor ontspanning en nog belangrijker, voor focus!
3. Stel prioriteiten.
Nog belangrijker dan grenzen stellen is prioriteiten stellen. Daardoor kan je al heel wat stress verminderen.
Niet alle berichten zijn even belangrijk of dringend.
Neem dus de tijd om te oordelen welke berichten onmiddellijke aandacht vereisen en welke kunnen wachten.
Delete de berichten met reclame of spam onmiddellijk.
Geef prioriteit aan berichten die afkomstig zijn van belangrijke contacten of die betrekking hebben op dringende zaken.
Wanneer je uit vakantie komt of terugkomt na een lange afwezigheid: lees de berichten niet chronologisch van de oudste naar de meest recente datum.
Lees de meest recente mails eerst: want waarschijnlijk zijn er ondertussen al oplossingen op eerdere mails en hoef je minder druk te voelen.
4. Neem afstand.
Ik schreef er al over in tip 2 maar hier ga ik er nog even dieper op in. Soms is de beste manier om stress te verminderen simpelweg afstand te nemen van digitale apparaten. Plan bewust de momenten waarop je offline bent. Geef jezelf de opdracht om te ontspannen en op te laden. Dat lukt immers niet zolang je online bent.
Hoe je afstand kan nemen? Plan eens een avondje vrij van sociale media en e-mails. Leg je smartphone een avondje weg. Of nog beter: een dag weg! 😉
Geloof me: die digidetox doet echt deugd.
5. Leer neen zeggen.
Als laatste tip is het belangrijk om neen te leren zeggen tegen overbodige digitale communicatie. Dit kan betekenen dat je niet overal op gaat reageren of dat je een selectie maakt in de berichten die je wel of niet wilt ontvangen. Zijn er groepchats of abonnementen waarmee je niets doet? Wees niet bang om die op te zeggen. Vind je het akelig om uit een Whatsappgroep te stappen? Zet dan gewoon de meldingen uit: zo zien ze niet dat je eruit bent gegaan.
Nu we in een wereld leven waar digitale communicatie niet meer weg te denken is, is het belangrijk om manieren te vinden om hiermee om te gaan zonder overweldigd te geraken.
Door de 5 tips in je leven toe te passen zal je meer rust kunnen verminderen in je digitale leven én nog beter … je stress zal verminderen. 😊
Ik vind het bevrijdend te weten dat ik weer de baas kan zijn over mijn digitale kanalen! 😉
Hoe ga jij om met die digitale wereld? Schrijf het hieronder en wees zo een inspiratie voor anderen.